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Postado em 29 de Dezembro de 2016 às 22h02

Como usar a ferramenta 5w2h para controlar planos de ação

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Ela é tão simples, que merece um texto só para motivar a sua utilização.

Um bom planejamento é essencial para o sucesso de qualquer projeto. E planejar não é apenas definir os seus objetivos e criar um plano de ação. É preciso acompanhar cada detalhe que pode influenciar no sucesso de sua organização.

Para auxiliar neste processo de planejamento, existem várias ferramentas capazes de facilitar a gestão de uma empresa. E uma que se destaca é a 5w2h.

5w2H: o que é?

O 5w2h é uma ferramenta administrativa que facilita a criação de um mapeamento de tarefas com a relação de todas as atividades que precisam ser desempenhadas por uma empresa.

É um documento bem parecido com uma checklist, em que é possível relacionar tudo aquilo que precisa ser feito, quem serão os responsáveis por cada ação e uma série de outras informações indispensáveis para um bom planejamento.

A 5w2h pode ser usada para gerenciar a execução de qualquer tarefa em seu negócio, indo desde projetos complexos que envolvem a participação de várias pessoas diferentes, até a execução de tarefas simples, que fazem parte do dia a dia das empresas.

Com a 5w2h, os gestores serão capazes de eliminar toda e qualquer dúvida que possam surgir durante a execução de uma tarefa, comunicando de forma eficiente a todos os membros da equipe como será a execução do trabalho.

Assim, é possível garantir o sucesso da tarefa, evitando erros na hora de repassar informações.

Por que usar a 5w2h?

Apesar de parecer confuso, a ferramenta 5w2h recebeu este nome por um motivo bem simples. É a junção das primeiras letras de sete perguntas que você precisa fazer para planejar o seu projeto.

Estas perguntas são originadas do inglês, mas isso não impede a sua compreensão. São elas:

1. What: O que será feito?

O primeiro passo para planejar o seu projeto é definir aquilo que será feito por sua equipe, qual o objetivo que vocês desejam alcançar. É preciso deixar bem claro o que você deseja realizar, explicando em detalhes tudo aquilo que será feito e também as etapas necessárias para a execução da tarefa.

Com um objetivo bem definido, ficará mais fácil entender o que precisa ser feito e quais as etapas necessárias para a conquista das suas metas.

2. Why: Por que isso será feito?

A segunda diretriz da ferramenta 5w2h tem o objetivo de explicar em detalhes a importância da tarefa que será realizada por sua organização. Aqui, é preciso explicar quais serão os benefícios e as vantagens que o negócio vai conquistar com a realização da tarefa.

É preciso definir também o que a empresa vai perder caso não consiga realizar a tarefa com sucesso. Além de ajudar a justificar os investimentos de sua empresa, este campo ajuda a gerar um sentimento de responsabilidade nos membros de sua equipe.

3. Where: Onde isso será feito?

Independentemente do tipo de tarefa que será realizada, é preciso definir o local onde ela será desempenhada. Esta definição vai ajudar a sua empresa a se organizar, garantindo que o ambiente onde a tarefa será realizada seja organizado previamente.

Além de definir esse lugar, é preciso determinar também quais ferramentas serão necessárias para a execução da tarefa, garantindo as condições adequadas para a finalização do processo.

4. When: Quando isso será feito?

Outro aspecto importante para a execução de uma tarefa é a definição de quando ela será executada. Esta é uma informação muito útil, principalmente quando há um prazo a ser cumprido.

O tempo para a execução é ainda mais crítico quando uma tarefa só pode ser iniciada depois de outra ser finalizada ? o que é muito comum na gestão de projetos. Por isso, é muito importante que as tarefas sejam executadas exatamente quando planejadas, garantindo assim o sucesso da organização.

5. Who: Quem será o responsável pela tarefa?

Um aspecto importante para o sucesso de qualquer projeto é a escolha dos responsáveis pela execução das tarefas. Ele pode ser uma única pessoa ou mesmo a equipe envolvida no projeto.

E, ao escolher um responsável, é muito importante que esta pessoa possua as competências técnicas necessárias para a realização da sua função. Assim, você garante que ela seja realizada com eficiência, sem o risco de não atender as necessidades básicas do projeto.

6. How: Como a tarefa será feita?

Para garantir o sucesso de seu projeto, é muito importante que os gestores estejam cientes de como ela será realizada, e quais os elementos envolvidos em sua execução.

É nesta etapa que serão desenvolvidas as ideias de seu projeto, usando as experiências profissionais da equipe, as melhores práticas do mercado e até mesmo o trabalho de seus concorrentes como base para definir a maneira em que o projeto será executado.

Esta definição vai ajudar os responsáveis a se planejarem para a execução da tarefa, garantindo que todos os equipamentos necessários estejam disponíveis para a equipe.

7. How Much: Qual é o custo da tarefa?

O último elemento da ferramenta 5w2h é o custo total para a execução da tarefa. Esta é uma informação importante, pois ajuda a encaixar o projeto no orçamento da empresa.

Com a definição dos custos da ação, a empresa será capaz de se planejar para garantir que a tarefa seja finalizada, evitando que ela seja interrompida por não terem os recursos necessários para sua finalização.

E, caso você chegue à conclusão de que a verba necessária é maior do que a sua empresa tem à disposição, é preciso avaliar alternativas que ajudem a conquistar todos os recursos necessários ou mesmo para diminuir os custos do projeto.

Como usar a ferramenta 5w2h na prática?

A forma mais tradicional de usar a 5w2h na prática é por meio da criação de uma tabela, em que cada célula é usada para responder de forma objetiva a cada uma das sete perguntas citadas acima.

Com este formato de tabela, você consegue assimilar de forma rápida todas as informações indispensáveis para o bom andamento do projeto, permitindo que qualquer pessoa consiga ter uma percepção do que será preciso para desempenhar cada atividade.

E, antes de preencher as informações desta tabela, é preciso ter um bom conhecimento do objetivo que se deseja alcançar e os problemas que a empresa vai enfrentar para conquistar este objetivo.

Assim, você será capaz de preencher cada célula de sua planilha com as informações necessárias para uma boa gestão de seu projeto. Usada junto com outras ferramentas de gestão, como a matriz SWOT, a ferramenta 5w2h pode ajudar você a conquistar os objetivos de sua empresa.

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